Payroll outsourcing – 5 sinnvolle Szenarien
Viele Unternehmen unterhalten noch eine eigene Lohnabrechnung, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit eigenen Mitteln durchzuführen. Doch gerade diese Routineaufgaben können sehr zeitintensiv und teuer werden. Immerhin werden im (zumindest im Optimalfall) sepzialisierte Arbeitskräfte an das Unternehmen gebunden, die für die eigentliche wertschöpfende Personalarbeit besser eingesetzt werden könnten. Aus diesem Grund entscheiden sich viele für ein Lohnabrechnung Outsourcing. Was ist Outsourcing? Beim Outsourcing handelt es sich um ein Auslagern von Unternehemensaufgaben, die problemlos an externe Dienstleister abgegeben werden können. Verständlicherweise handelt es sich dabei nicht um eigene Entwicklungstechniken, sondern in erster Linie um wiederkehrende und notwendige Aufgaben, wie eben zum Beispiel dern Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aber wir wollen in dem Artikel nicht genauer auf das Outsourcing eingehen, sondern klären, welche Vorteile es hat, die Gehaltsabrechnung an ein externes Unternehmen abzugeben. Die Gründe hierfür können sehr vielfältig sein und unterscheiden sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Grundsätzlich allerdings sind es immer wieder dieselben Szenarien, die dafür sorgen, dass ein Umdenken in den Unternehmen stattfindet. Für Sie haben wir daher mal die am häufigsten vorkommenden Szenarien zusammengefasst. Szenario 1 – Kosten der Weiterbildung Bei Ihnen ist lediglich eine 450-Euro-Stelle für die Lohnabrechnung zu vergeben. Weil diese natürlich zusätzliche Kosten verursacht, die Sie wiederrum erst einmal erwirtschaften müssen, erledigen Ihre Bürokräfte neben dem eigentlichen Tagesgeschäft diese Aufgaben. Jedoch verfügen diese nicht immer über ausreichend Fachkenntnisse. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden zum Teil Besonderheiten und Schwierigkeiten übersehen, die später hohe Folgekosten nach sich ziehen. Die eigenen Bürokräfte müssen an regelmäßigen Lehr- und Weiterbildungsmaßnahmen für die korrekte Lohnabrechnung teilnehmen. Denn in kaum einem Gebiet gibt es mehr Veränderungen als im Entgeltbereich. Szenario 2 – Personalveränderungen Insbesondere Personelle Veränderungen können bei einer komplexen Routinearbeit wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu großen Schäden führen. Ob kurzzeitige Personalengpässe durch Krankheit oder Urlaub, andauernde Fluktuation oder das Ausscheiden eines Mitarbeiters durch den Rentenantritt. Wenn das Entgelt am Monatsende nicht ordnungsgemäß bei den mitarbeitern ankommt kann dies zu großem Unmut führen. Tatsächlich sehr häufig wechseln Unternehmen zu uns als Payroll Outsourcing Partner, da der bisherige Mitarbeiter in den Ruhestand geht. Durch den Ausfall von Mitarbeitern geht auch das Fachwissen verloren und es muss überlegt werden, ob diese Stelle neu besetzt werden muss. Auch regelmäßig kommt es vor, dass die eigene Mitarbeiterin wegen einer Schwangerschaft und dem anschließenden Mutterschutz pausieren muss. Hier muss relativ schnell eine Lösung gefunden werden. Immerhin ist das Einstellen und Einarbeiten einer Ersatzkraft sehr mühsam. Selbst bei Unternehmen mit mehreren Lohn- und Gehaltsabrechnern kommt es schnell zu Engpässen. Schon ein dreiwöchiger Urlaub führt zu ernsthaften Schwierigkeiten in der Leistungsabdeckung. Ein längerfristiger Ausfall durch Krankheit käme einem Totalausfall gleich. Dabei ist gerade in der Entgeltabrechnung Sicherheit und Konsistenz besonders wichtig. Durch ein Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung können diese Stellen eingespart werden. Stattdessen erhalten Sie zu weitaus geringeren Kosten Fachspezialisten, die sich im Ihre Abrechnung kümmern. Ihr bisheriges Personal kann sich nunmehr auf wertschöpfende Personalarbet konzentrieren. Denn das Unternehmen, welches mehr Aufwand für Recruiting, Personalentwicklung, Talentmanagement und Digitalisierung von Prozessen leisten kann, hat im Wettbewerb den klaren Marktvorteil. Szenario 3 – Personalabbau Schließlich kann Outsourcing auch als Rettungsmaßnahme betrachtet werden. Wenn ein Personalabbau im Unternehmen angestrebt wird, um damit vielleicht die Kosten insgesamt zu senken, können die betroffenen Stellen zwar abgebaut werden, jedoch bleiben die Aufgaben weiterhin zu erledigen. Teilweise sind im Unternehmen auch keine neuen Mitarbeiter bereit oder in der Lage, Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen. In diesem Fall müssen sie nicht extra eine neue Stelle mit einem neuen Mitarbeiter besetzen. Hier kann sich das Outsourcing dieser Arbeiten kostenmäßig für Sie lohnen. Szenario 4 – Minimierung des administrativen IT-Aufwands Allein wenn man an die Wartung und die Administration der notwendigen Hardware, der Abrechnungssoftware denkt, so wird einem bewusst ,das dies mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden ist. Die schnellen rechtlichen Veränderungen, das Einspielen von Updates und das Pflegen von Daten und anderen Parametern, sowe die Sicherstellung des gesetzlichen Datenschutzes erhöhen die Komplexität zusätzlich. Durch die Auslagerung der Prozesse an einen Spezialisten benötigen die Unternehmen keine eigene Abrechnungssoftware mehr und die Entgeltabrechnung kann verlässlich als Managed Service verlagert werden. So können nicht nur die Kosten im HR-IT-Bereich signifikant verringert werden, auch die Kosten für Personal können so für wertschöpfende Prozesse eingesetzt werden. Szenario 5 – Die Bereitstellung zusätzlicher HR-Dienstleistungen Nicht nur der Aufwand für Personaladministration steigt jährlich an, auch die Anforderungen an die Personalverwaltung selbst steigen kontinuierlich. Verursacht werden diese Veränderungen beispielsweise durch Urteile wie 2019 zu dem Thema: „Arbetszeiterfassung: EuGH schafft neue pflicht für Unternehmen„. EIne besondere Rolle spielt auch der wachsende Konkurrenzdruck unter Unternehmen, ihr Personal langfristig zu halten und mithilfe der Optimierunbg wichtger HR-Prozesse Ressourcen zu schaffen. Vorteile Sie erhalten pünktlich und zuverlässig die gewünschten Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Die Daten sind absolut sicher, denn alles Systemanwendungen werden geprüft und zertifiziert, Jedes Unternehmen hat einen oder mehrere Spezialisten als persönliche Ansprechpartner zur seite, Bei fragen steht Ihnen noch am selben Tag jemand Rat und Tat, Auch Vor Ort Besuche können vereinbart werden, Ihre betrieblichen Abläufe werden dabei berücksichtigt und nicht gestört, Die Auswertungen erfolgen nach Absprache mit Ihnen und aktuelle Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht können sofort berücksichtig werden, Die Auswertungen erfolgen übersichtlich und nachvollziehbar immer sicher im eigenen Mandanten Nachteile es fallen Servicegebühren an, Verständlicherweise werden persönliche Daten der Mitarbeiter an uns weitergeleitet Zusammenfassung Das Outsourcing der Lohnabrechnung kann die eigenen Mitarbeiter Ihres Unternehmens entscheidend entlasten. Sie haben die Möglichkeit sich mehr auf wertschöpfende Personalarbeit zu konzentrieren und gewinnen dadurch einen erheblichen Marktvorteil. Umständliche und kostenintesive Mitarbeiterschulungen für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung werden überflüssig und verursachen insoweit keine Kosten. Sie können sich voll und ganz auf ihre eigenen Unternehmensziele konzentrieren. As Auslagern von Aufgaben und letztlich auch Arbeitsplätzen an einen kostengünstigeren Dienstleister stellt eine interessante Alternative dar, die Sie sich überlegen sollten.
Steuerfreie Sachbezüge – Gesetzesänderungen ab 2020
Einschränkung des steuerfreien 44-Euro Sachbezuges führt zu Handlungsbedarf Ab dem 01.01.2020 können nicht mehr alle bisherigen Leistungen als steuerfreie Sachbezüge qualifiziert werden und müssen daher voll versteuert werden. Am 29. November 2019 hat eine Gesetzesänderung den Bundesrat durchlaufen, das Auswirkungen auf den Markt der Anbieter von Geldkarten, Gutscheinen und vergleichbaren Leistungen hat und letztlich auch Arbeitgeber und deren Mitarbeiter betrifft. Derartige Leistungen werden häufig als Benefits im Rahmen des Employer Brandings beworben, um den Mitarbeitern möglichst lukrative Zusatzleistungen bieten zu können und um die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber zu steigern. Weit verbreitet ist vor allem der steuerfreie Sachbezug. Dabei handelt es sich um kleinere Aufmerksamkeiten seitens des Arbeitgebers bis zu einem Wert von maximal 44 Euro monatlich. Diese Leistungen waren für Arbeitnehmer einkommensteuerfrei. Auch Sozialversicherungsbeiträge fielen dabei nicht an. Schon heute ausgenommen von der 44 Euro Freigrenze sind Waren oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber selbst hergestellt, vertrieben oder erbracht werden. Hierfür gilt der sogenannte Rabattfreibetrag von derzeit 1.080 Euro pro Jahr. Genauso ist die Sachbezugsregelung nicht anwendbar für Waren, für die ein amtlicher Sachbezugswert festgesetzt wird, so beispielsweise bei Verpflegung und Unterkunft. Die nunmehr vom BMF angestoßene Neuregelung des Sachbezugs könnte den Anwendungsbereich weiter beschneiden. Welche Auswirkungen wird es geben nun oder was bedeutet das genau? Die gute Nachricht lautet, dass die 44 Euro-Freigrenze erhalten bleibt, so dass nach wie vor steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge in dieser Höhe möglich sind. Bei bestimmten Leistungen, wie z.B. von Gutscheinen und Geldkarten müssen allerdings neue Bestimmungen beachtet und befolgt werden: Sie dürfen lediglich für einen Einkauf bei einem bestimmten Einzelhändler genutzt werden, wie beispielsweise bei einem bestimmten Lebensmittelgeschäft oder einer bestimmten Tankstelle. Sie dürfen nicht international, sondern lediglich in Deutschland nutzbar sein. Arbeitgeber dürfen Gutscheine und Geldkarten nur zusätzlich zum Arbeitslohn gewähren, während eine Gehaltsumwandlung nicht gestattet ist. Welche Leistungen werden zukünftig nicht mehr begünstigt? Die geplante Neuregelung zum Sachbezug Reine Geld- und Geldersatzleistungen wie Kreditkarten, Tankkarten und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, werden somit zukünftig nicht mehr als Sachbezug eingestuft und führen dazu, dass diese Leistungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn eingestuft werden. Davon sind auch Prepaid-Karten mit einer IBAN und somit mit einem eigenen Konto sowie auch Karten mit einer Paypal-Funktion betroffen. Gleiches gilt genauso für die nachfolgenden Leistungen: zweckgebundene Geldleistungen nachträgliche Kostenerstattungen. Der Arbeitgeber kann somit dem Arbeitnehmer einen Einkauf durch Vorlage einer Quittung nicht mehr als Sachbezug erstatten. Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten Beiträge oder Zuwendungen, die einen Arbeitnehmer oder dessen Angehörigen bei Krankheit, Unfall, Invalidität im Rahmen der Altersversorgung oder bei Todesfall gegen Risiken bei einem Dritten mit einem eigenen unmittelbaren Rechtsanspruch absichern sollen. Center-Gutscheine, City-Cards sollen hingegen weiterhin einen Sachbezug darstellen. Alle Gutscheine und Geldkarten, die nicht ausschließlich zum reinen Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, sondern auch Bargeldabhebungen ermöglichen, sind als reine Bargeldleistung zu verstehen und somit nicht dem steuerfreien Sachbezug entsprechend. Auswirkungen des Gesetzes auf Arbeitgeber Arbeitgeber konnten bisher im Rahmen ihrer Bemühungen zur Steigerung Ihres Employer Brandings und der Mitarbeiterzufriedenheit, vermehrt zu genannten Sachbezügen als Benefit zurückgreifen. Durch den nahezu kompletten Wegfall der Regelungen zu Sachbezug, müssten sie ihren Arbeitnehmern entweder lieb gewonnene Leistungen zukünftig streichen oder aber sie müssten anfallende Einkommensteuer- oder Sozialversicherungsabgaben übernehmen. Der Unterschied zu reinen und somit nicht zweckgebundenen Geldleistungen wäre damit aber nicht mehr groß. Auswirkungen der Gesetzesänderung auf Arbeitnehmer Verzichtet der Arbeitgeber aufgrund der beschriebenen Auswirkungen auf die Gewährung vormaliger Sachbezüge, ergäbe dies für den Arbeitnehmer eine de facto Gehaltskürzung, wenn dieser die anfallenden Einkommensteuer- und Sozialversicherungsabgaben selber tragen müsste. Nutzt der Arbeitgeber aber bestehende Zuwendungen weiter, so würden diese zukünftig in den meisten Fällen als Geldleistung qualifiziert. Damit fallen sie unter die Steuerprogression und könnten sogar noch weitreichendere negative Auswirkungen auf das Entgelt der Arbeitnehmer haben. Setzt der Arbeitgeber aber auf die dann noch zulässigen Sachbezüge via Händlergutscheine, so würde damit zumindest die Auswahlvielfalt stark limitiert. Insbesondere Leistungen regionaler Unternehmen und Organisationen wären dann wahrscheinlich nicht mehr mit einem solchen Gutschein beziehbar. Diese neuen Einschränkungen treten mit dem 1. Januar 2020 in Kraft. Anbieter von Sachbezugskarten sollten sich aber bereits auf die Neuerungen eingestellt und vor dem neuen Jahr Anpassungen vorgenommen haben. Dabei werden vor allem die Transaktionen auf Deutschland beschränkt und die Voraussetzungen wie eine vertragliche Vereinbarung mit den Händlern sichergestellt. Die Einschränkung des steuerfreien Sachbezuges stand schon länger im Raum und war absehbar. Schlussendlich sorgt die neue gesetzliche Formulierung dafür, dass Lösungen, insbesondere die Kartenlösungen, auch wirklich rechtssicher sind. Für weitere Informationen raten wir ihnen, sich bei Ihrem jeweiligen Anbieter, zu informieren, wie die neuen Regelungen gehandhabt werden oder kontaktieren Sie Ihrem Steuerberater für weitere Erläuterungen.