Besteht Anspruch auf Entgeltabrechnung in Papierform?

Beschäftigte können laut Bundesarbeitsgericht keine Abrechnung in Papierform verlangen, da eine digitale Übermittlung die gesetzlich geforderte Textform erfüllt. Voraussetzung dafür ist, dass die Abrechnung gut lesbar ist, dauerhaft gespeichert werden kann und den Vorgaben des § 126b BGB entspricht.

Kernaussagen

• Beschäftigte können laut Bundesarbeitsgericht nicht auf eine Lohnabrechnung in Papierform bestehen – ein digital übermitteltes Dokument in Textform reicht rechtlich aus.
• Die gesetzlich geforderte Textform setzt voraus, dass das Dokument gut lesbar, dauerhaft speicherbar und nicht veränderbar ist – eine Unterschrift ist dafür nicht nötig.
• Formate wie E-Mail, PDF oder eine Bereitstellung über das Mitarbeiterportal erfüllen diese Kriterien, solange der Zugriff sicher ist und auf Dauer gewährleistet bleibt.
• Arbeitgeber sind verpflichtet, im Betrieb Möglichkeiten zum Ausdruck der Abrechnung anzubieten – vor allem für jene Mitarbeitende, die keinen regelmäßigen Zugang zu digitalen Geräten haben.
• Elektronische Lohnabrechnungen senken die laufenden Kosten und reduzieren den Papierverbrauch. Gleichzeitig müssen Unternehmen für Sicherheit sorgen und offen über die Umstellung informieren.

Am 28. Januar 2025 entschied das Bundesarbeitsgericht, dass Beschäftigte keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Papierform haben. Laut § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO ist es ausreichend, wenn der Arbeitgeber die Abrechnung in Textform übermittelt.

Was zählt als Textform?

Die Textform gemäß § 126b BGB bedeutet, dass eine Mitteilung schriftlich erfolgen muss, jedoch ohne Unterschrift auskommen darf. Wichtig ist, dass die Mitteilung auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert ist. Zu den gängigen Formen zählen:

• PDF-Dokumente im digitalen Mitarbeiterpostfach
• Entgeltabrechnungen per E-Mail
• Downloads im geschützten internen Portal des Unternehmens

Digitale Bereitstellung reicht aus

Die digitale Übermittlung der Entgeltabrechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Beschäftigte haben dauerhaften Zugriff auf die digitale Abrechnung.
2. Die Abrechnung kann unverändert gespeichert und reproduziert werden.

Ein Ausdruck auf Papier ist damit nicht zwingend erforderlich. Arbeitgeber dürfen daher ausschließlich digitale Lösungen zur Verfügung stellen, sofern sie den Vorgaben der Textform entsprechen.

Im rechtlichen Kontext bezeichnet der Begriff Textform eine bestimmte Form der Übermittlung von Informationen, die gemäß deutschem Recht bestimmte Anforderungen erfüllen muss. Die Textform ist im Bürgerlichen Gesetzbuch, genauer gesagt in § 126b BGB, definiert. Sie ist vor allem im Arbeitsrecht und bei Vertragsunterlagen von Bedeutung.

Was bedeutet „Textform“?

Im Gegensatz zur Schriftform, die eine eigenhändige Unterschrift erfordert, ist die Textform weniger streng. Sie erfordert lediglich, dass die Erklärung:

• lesbar ist,
• auf einem dauerhaften Datenträger übermittelt wird,
• unveränderlich dokumentiert bleibt.

Ein dauerhafter Datenträger ist gemäß Gesetz ein Medium, das dem Empfänger gestattet, die Information so aufzubewahren, dass sie ihm für eine angemessene Zeit zugänglich ist, und das ihm erlaubt, die Information unverändert wiederzugeben.

Beispiele für dauerhafte Datenträger

Die gesetzlich geforderte Textform kann auf verschiedenen Wegen erfüllt werden, solange die genannte Kriterien eingehalten werden. Dazu zählen:

• Papierdokumente
• PDF-Dateien, die per E-Mail verschickt werden
• USB-Sticks oder andere elektronische Speichermedien
• gesicherte Online-Postfächer

Solche digitalen Übermittlungen sind absolut ausreichend, um die Textform im rechtlichen Sinne sicherzustellen.

Textform im Arbeitsrecht: Die Gehaltsabrechnung

Ein praktisches Beispiel für die Anwendung der Textform ist § 108 der Gewerbeordnung (GewO). Dieser verpflichtet den Arbeitgeber, die Entgeltabrechnung in Textform bereitzustellen.

Das bedeutet nicht, dass die Abrechnung zwangsläufig in Papierform ausgedruckt und ausgehändigt werden muss. Vielmehr reicht es, wenn sie beispielsweise als PDF per E-Mail oder über ein elektronisches Mitarbeiterportal zugänglich gemacht wird – vorausgesetzt, dass:

1. die Abrechnung lesbar ist,
2. der Arbeitnehmer sie dauerhaft speichern kann,
3. die Inhalte unverändert bleiben.

Solange diese Bedingungen erfüllt sind, ist die digitale Gehaltsabrechnung vollkommen zulässig. Ein Ausdruck auf Papier ist dann nicht notwendig.

Fazit

Die Textform im rechtlichen Sinne ist eine moderne, praxisnahe Lösung, um wichtige Informationen rechtssicher zu übermitteln – auch digital. Für Arbeitgeber bedeutet das: Eine papierlose Entgeltabrechnung ist nicht nur erlaubt, sondern auch rechtlich einwandfrei, wenn sie den Anforderungen des § 126b BGB entspricht.

Arbeitgeber erfüllen ihre gesetzliche Verpflichtung gemäß § 108 GewO, wenn sie die *Entgeltabrechnungen* digital in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach zur Verfügung stellen. Entscheidend hierbei ist, dass der Zugang zu diesem digitalen Postfach jederzeit gesichert ist.

Falls ein Arbeitnehmer kein eigenes Endgerät besitzt, muss der Arbeitgeber innerhalb des Unternehmens eine Möglichkeit zur *Einsichtnahme* sowie zum *Ausdruck* der Abrechnung bereitstellen. Diese betriebliche Lösung sorgt dafür, dass keine Mitarbeitenden vom Erhalt wichtiger Dokumente ausgeschlossen werden.

Diese Punkte sichern die rechtliche Zulässigkeit:

• Bereitstellung über ein sicheres, passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach
• Technisch zuverlässiger und dauerhaft gesicherter Zugang für die Beschäftigten
• Druckmöglichkeit der Abrechnung im Unternehmen, insbesondere für Mitarbeitende ohne eigenes Endgerät
• Regelungen durch Konzernbetriebsvereinbarungen können zusätzliche Details zur Umsetzung im Unternehmen festlegen

Sofern alle oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, kann die digitale Entgeltabrechnung die klassische Papierform rechtlich einwandfrei ersetzen.

Die elektronische Entgeltabrechnung bringt klare Kosteneinsparungen für Arbeitgeber. Druck-, Versand- und Materialkosten entfallen vollständig. Besonders größere Unternehmen profitieren von einer hohen Effizienz über zentrale Systeme.

Vorteile und Herausforderungen der elektronischen Entgeltabrechnung

Die Umstellung auf eine elektronische Entgeltabrechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Kosteneinsparungen durch Wegfall von Papier, Druck und Versand
• Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse in HR-Systemen
• Schneller Zugriff für Mitarbeiter auf ihre Abrechnungen
• Umweltfreundlichkeit durch Reduzierung des Papierverbrauchs

Allerdings gibt es auch einige Herausforderungen zu meistern. Dazu zählen rechtliche Anforderungen an Datenschutz und Nachvollziehbarkeit der Zustellung sowie technische Hürden beim Einrichten eines digitalen Systems.

Technische Anforderungen und Unterstützung der Mitarbeiter

Damit die digitale Abrechnung reibungslos läuft, ist eine durchdachte technische Umsetzung entscheidend. Dazu zählt:

• Einrichtung sicherer, passwortgeschützter Zugänge für Mitarbeitende
• Aufbau digitaler Postfächer mit verschlüsselter Übermittlung
• Integration in die bestehende IT-Infrastruktur

Arbeitnehmer benötigen dabei einfachen Zugang zu ihren Abrechnungen. Nicht jeder verfügt privat über einen Drucker oder Internetzugang. Unternehmen sollten deshalb auch Ausdruckmöglichkeiten vor Ort anbieten, etwa über zentrale Terminals oder auf Anfrage über die Personalabteilung. Ein unterstützender Service schafft Akzeptanz und minimiert Rückfragen.

Mit dem Urteil vom 28.01.2025 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) klargestellt, dass kein genereller Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Papierform besteht. Digitale Abrechnungen erfüllen die gesetzliche Textform – solange sie dauerhaft gespeichert und lesbar sind.

Gerichtliche Bestätigung durch das Bundesarbeitsgericht

Das BAG-Urteil 2025 orientiert sich an den heutigen Standards der Kommunikation in Unternehmen. Entscheidend bleibt: Der Arbeitgeber muss die Abrechnung in einer Form bereitstellen, die nachvollziehbar, zugänglich und abrufbar bleibt. Eine schriftliche Vereinbarung zur Papierform ist nicht erforderlich, um digitale Verfahren zu etablieren.

Arbeitgeber können digitale Lösungen einsetzen, soweit keine anderslautende Regelung im Arbeitsvertrag oder durch eine Betriebsvereinbarung getroffen wurde. Es empfiehlt sich daher, bestehende Verträge zu prüfen oder gemeinsam mit dem Betriebsrat Regelungen für digitale Lohnabrechnungen zu vereinbaren. Das Urteil stärkt damit Rechtssicherheit und spart potenziell Ressourcen.

FAQ

Frage: Besteht ein gesetzlicher Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Papierform?

Antwort: Nein, laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 besteht kein gesetzlicher Anspruch auf die Entgeltabrechnung in Papierform. Es reicht aus, wenn die Abrechnung in Textform bereitgestellt wird. Diese Form umfasst digitale Übermittlungen, etwa per E-Mail, PDF oder über ein gesichertes Online-Portal.

Frage: Was heißt „Textform“ bei der Entgeltabrechnung?

Antwort: Die Textform im Sinne des § 126b BGB bedeutet, dass eine Mitteilung schriftlich, aber ohne handschriftliche Unterschrift erfolgen kann. Wichtig ist, dass die Abrechnung für den Beschäftigten lesbar, unkorrigierbar und dauerhaft speicherbar ist. Dies kann z. B. durch eine PDF-Datei im Mitarbeiterportal oder eine E-Mail erfolgen.

Frage: Welche Voraussetzungen müssen digitale Entgeltabrechnungen erfüllen?

Antwort: Damit eine digitale Abrechnung rechtsgültig ist, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Sie muss lesbar und auf einem dauerhaften Datenträger übermittelt werden. Außerdem muss der Inhalt unverändert gespeichert werden können. Der Zugang zum Dokument muss dem Arbeitnehmer jederzeit möglich sein.

Frage: Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer keinen Computer oder Internetzugang hat?

Antwort: In solchen Fällen muss der Arbeitgeber im Unternehmen eine Möglichkeit zur Einsicht und zum Ausdruck der Entgeltabrechnung schaffen, etwa über ein zentrales Druckterminal oder auf Anfrage durch die Personalabteilung. So wird sichergestellt, dass alle Beschäftigten Zugang zu ihren Abrechnungen erhalten.

Frage: Können Betriebsvereinbarungen eine Papierform weiterhin vorschreiben?

Antwort: Ja, auch wenn das Gesetz die digitale Textform zulässt, können im Arbeitsvertrag oder über betriebliche Vereinbarungen besondere Regelungen getroffen werden. Falls in einer Betriebsvereinbarung die Abrechnung in Papierform ausdrücklich vorgesehen ist, muss der Arbeitgeber diese auch weiterhin in Papierform bereitstellen.

Verwendete Quellen im Überblick

1. 
   Kein Anspruch auf Lohnabrechnung auf Papier – Deutsche Handwerks Zeitung
   
2. 
   Kein Anspruch auf Gehaltsabrechnung in Papier – Haufe
   
3. 
   Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – d.velop
   
4. 
   Digital geht vor: Kein Anspruch auf Gehaltsabrechnung in Papierform – AAS Seminare Blog
   
5. 
   Recht auf Lohnabrechnung in Papierform – anwalt.de
   
6. 
   BAG: Gehaltsabrechnung in Papierform ist kein Arbeitnehmeranspruch – SmartBR
   
7. 
   Digitale Gehaltsabrechnung: BAG Urteil – Arbeitsrecht Siegen
   
8. 
   Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – Paychex Blog